Digitális beiskolázás a Művészeti Iskolában

👩🏽‍🏫 👨🏽‍🏫📚 📖 🛤🌄♻️ ✅

            Ebben a blogbejegyzésben a digitalizáció elvárásait és követelményeit szándékozom tárgyalni saját gondolataim segítségével.

Az előző Digitalizáció a művészetoktatásban című blogbejegyzésem még a koronavírus első hulláma idején íródott és hasznos előtanulmány lehet, de mostanra már a harmadik hullámon is túl vagyunk, ezért sok gyakorlati tapasztalat felhalmozódott mára.

A koronavírushelyzet kellemetlenségeinek mérséklődésével együtt szükséges gondolkodnunk azon, hogy milyen hagyományokat tartunk meg és milyen új szokásokat alakítunk ki, mind a személyes, mind pedig a digitális térben a művészeti iskolával kapcsolatban.

Egy olyan intézménytípus, mint a művészeti iskola nagymértékben kitett a célközönségváltozásoknak, hiszen minden tanévben újra és újra összegyűjti a teljes ügyfélkörét, részben már korábban, részben újonnan beiratkozott növendékekből, minden egyes tanszakon.

Az, hogy ez az infokommunikációs korban milyen nehéz feladat, mindenki érzi, de ezt egy világjárvánnyal kiegészítve, szinte már lehetetlen.

Ezért is olyan érthetetlen, hogy a művészeti iskolák jelentős hányada még csak el sem kezdte a digitalizációt a beiskolázás területén és még kisebb hányada rendelkezik folyamatos feltöltéssel a videomegosztó csatornáján, valamint tartalommarketing stratégiával menedzselt közösségi médiamegjelenésekkel. Amelyik intézmény élén felelős vezetők állnak, mindenképpen segítik művésztanáraik munkáját azzal, hogy rendelkezésükre bocsátják ezeket a ma már alapvető digitális megjelenési és állandó jelenlétet biztosító lehetőségeket.

A művésztanárok pedig tovább segíthetik a beiratkozást a növendékek és szüleik számára, akik az otthonuk kényelmében bármikor kitölthetnek egy digitális jelentkezési lapot.

Egy ilyen platform akár automatizálásra is alkalmas, ami megkönnyítheti mind a művésztanárok, a vezetők, az adminisztrátorok, mind pedig a fenntartói ellenőrök munkáját, hiszen olyan értékes – akár lejárati dátummal ellátott - digitális adatok kerülhetnek be az adminisztrációs rendszerbe, amely egyszerűbbé és átláthatóbbá tehetik a mindennapi munkavégzést.

Jelenleg több vezető azt az utat választja, hogy elönti a munkatársakat olyan napi rutinfeladatokkal, amelyeket a digitalizáció segítségével gyorsabban és egyszerűbben el lehetne végezni, de az analogitás fenntartása miatt a valóban értékes fejlesztési tevékenységekre és innovációs lehetőségekre nem marad energiája a tantestületnek.

A megoldás: Egyszerűen legyen elvárás és egyben biztosított is az, hogy minden művésztanár gondolkozzon el azon, hogy ő személy szerint hogyan járulhat hozzá a kollektív fejlődéshez! Ki lehet tölteni a munkaidőt valódi hasznosulást nem biztosító feladatellátással is, de akár valóban hatékony és hasznos – tehát az értékmenedzselést és az innovatív fejlődést szolgáló – tevékenységekkel is.

Én személy szerint ez utóbbit képviselem és a környezetemben élők nehezen tudják elképzelni hogyan jut mindenre elegendő időm, ugyanakkor a válasz mindenkinek könnyen hozzáférhető: a digitalizáció segítségével!!!

Algoritmikus gondolkodással kialakított tervezéssel, szervezéssel, megvalósítással, értékeléssel, továbbfejlesztéssel és ezek állandó folyamatmenedzselésével teszem lehetővé, hogy minden tevékenységemre a megfelelő időt tudjam áldozni, de mindig csak annyit, amennyit az adott munkafolyamat megkövetel, így elméletben nem szenvedek el felesleges időveszteséget.

A gyakorlatban azonban sokkal dinamikusabban működnek ezek a folyamatmenedzselések és az előkészítéssel általában több idő eltelik a tervezettnél, tehát a gondolkodás és az azzal töltött érdemi idő meghatározza a tevékenységek későbbi sikerét, ezért mindig annyi feladatot vállalok, amennyit biztonságosan és becsületesen el tudok végezni.

Már az előkészítésnél és a felkészülésnél elképzelem hogyan tudnék értéket teremteni, értéket megosztani, értéket – széleskörben is - közvetíteni, értéket fenntartani és értéket megőrizni, hiszen a mai kornak ezek a helyes – hogyan-nal kezdődő – kérdései meghatározóak az előmenetelben.

Ezeknek a helyes kérdéseknek a hiányában azonban egy intézmény a napi túlélésre kárhoztatott a hosszútávú fennmaradás helyett, amelyek jelei már megmutatkozhatnak a kapcsolati mintázatokban, de akár a célközönségelérésekben is, tehát abban, hogy egyre kevesebb növendék választja az adott művészeti iskolát, függetlenül a mindenkori vírushelyzettől.

A látens - digitalizációt nélkülözésből származó – problémák már valószínűleg a pandémia előtt is fennálltak az adott intézmény esetében, a válsághelyzet csak felerősítette és láthatóvá tette a kisebb problémákat is.

Ahhoz, hogy a kialakult válsághelyzetet hasznos változássá tudjuk konvertálni, előbb válságmenedzselési, majd változásmenedzselési stratégiákkal szükséges megerősítenünk a művészeti iskola működését.

Alapvetően ez a beavatkozás már elegendő lehet a túléléshez, azonban a – hosszútávú fennmaradáshoz vezető - helyes út megköveteli a stratégiai (3-5éves), a taktikai (1-2 éves) és az operatív (féléves, negyedéves, havi, heti és napi) célok meghatározását és megvalósítását is.

Ezen a szinten már látszik, hogy nem csak beszéddel, célkitűzéssel, vagy tervezéssel, hanem konkrét cselekvéssel is képessé kell válni a digitalizáció használatára, tehát gondolati és cselekvési szinten is szükséges elsajátítani a digitalizációs attitűdöt.

A digitalizáció alapvetően változtatja meg az abban résztvevők szemléletét, így elkötelezetté válnak a folyamatos fejlődés iránt, sokkal kritikusabban önértékelik a saját munkájukat és könnyebben megtalálhatják az illeszkedésüket, valamint a szakmai és társadalmi szerepvállalásukat az edukációs ökoszisztémában.

Tehát minden olyan napi rutinfeladat, amely könnyen automatizálható – és ezek nagy része valójában egyszerű adatmenedzselési tevékenység – kerüljön bele a digitalizációs stratégiába és kezdődjön el a valódi digitalizáció a művészeti iskolákban is!

Azok az intézmények, amelyek a digitalizációt – a kötelező adminisztrációs felületek használatától eltekintve – még nem kezdték el, a közeljövőben halmozottan hátrányos helyzetbe kerülnek majd és a saját hosszútávú fennmaradásukat veszélyeztetik.

 

A művészeti iskola kiemelten fontos digitalizációs teendői:

1.      digitalizációs szemlélet elsajátítása

2.      algoritmikus gondolkodás kialakítása és fenntartása

3.      informálisan értékes honlap szerkesztése

4.      közösségi médiaoldal létrehozása és működtetése

5.      közösségi médiacsoport létrehozása és működtetése

6.      videomegosztó csatorna létrehozása és folyamatos feltöltése tartalmakkal

7.      digitális űrlapok szerkesztése és adatgyűjtése

8.      emaillistaépítésre épülő automatizációs rendszer kiépítése és működtetése

9.      tartalommarketing stratégia kialakítása és fenntartása

10.  mérés-értékelés automatizálása

11.  önértékelés és külső elégedettségmérés automatizálása

12.  be- és kifizetési rendszer automatizálása

13.  alapfunkcionális értesítési rendszer automatizálása

14.  innovációs ötlet- és tapasztalatmegosztási felület kialakítása

15.  szegmentált célközönségmenedzselés (régi és új beiratkozók, segítők, partnerek, támogatók, szponzorok, vetélytársak…)

 

Láthatjuk, hogy milyen sok területen segítheti munkánkat a digitalizáció és még ezen túl is vannak látens előnyei, amelyek sokkal erősebbé teszik a szervezeti kultúrát és segítséget nyújtanak a folyamatmenedzselésben, valamint az átláthatóság kialakításában és a hatékony, hasznos eredményesség fenntartásában. Mivel mi a művészeti iskolában az elégedettségért és az élményért dolgozunk, kiemelten fontos, hogy a bizalom folyamatosan fenntartható legyen a különböző – vezető, művésztanár, szülő, növendék, segítő, partner, támogató és szponzor - szereplők között.

A személyreszabott segítségnyújtásnál nincs is jobb bizalomnövelő eszköz, amit a digitalizáció segítségével könnyedén megvalósíthatunk. Paradox módon minél távolabb kerülünk egy adott szereplőtől a személyes térben, annál közelebb kerülhetünk - az adatgyűjtések segítségével - a digitális térben, hiszen ott azonnal láthatjuk a személyes problémákat és mi szabályozhatjuk a kapcsolattartás minden szegmensét, mint pl.: a kapcsolattartás módját, eszközét, időpontját, időtartamát, tartalmát, témáját…

Mivel a művészeti iskolák szervezeti kultúrája inkább a nagyvállalatokéra hasonlít, fontos, hogy ennek ellenére megőrizzék a rugalmasságukat és személyesebb segítséget legyenek képesek nyújtani, gyorsabban hozhassanak meg döntéseket akár a kisebb hatáskörrel rendelkező szinteken is és egyszerűbbé, gyorsabbá váljon a célközönségelérés.

Kezdetben akár ezek az egyszerű – a személyre szabhatóságot biztosító - fejlesztések is garantálhatják az adott művészeti iskola túlélését, azonban a hosszútávú fennmaradáshoz nem lesz elég az alkalmazásuk, ahhoz a szokások, a szükségletek, az igények, az elvárások, az előnyök és a kedvezmények fontossági sorrendbe állítása és figyelemmel kísérete is elengedhetetlen lesz.

A tapasztalat azt mutatja, hogy a művészeti órákra a növendékek magukkal hozzák a személyes és környezeti problémáikat, ami ronthatja a teljesítményüket és elterelheti a figyelmüket a valóban fontos dolgokról, mint amilyen a művészet és a fejlődés is.

A művésztanárok így kénytelenek előbb a válságmenedzseléssel, majd ezután a változásmenedzseléssel foglalkozni a növendék esetében, ami a gyakorlatban azt jelenti, hogy az óra eleji kondíciófelmérő szakasz sokkal hosszabbra nyúlik az elvárhatónál és a kedélyjavító beszélgetés alapfeltétellé válik, hiszen ennek hiányában nem is kezdődhet el a művészeti óra.

Hogy jó-e, vagy rossz-e ez a – digitalizációval járó – felgyorsulás azt lehet vitatni, de akkor is el kell fogadni, hiszen nem tehetünk ellene, így kénytelenek vagyunk együtt élni vele, de jobb, ha már a játékszabályai szerint megtanuljuk élvezni is az előnyeit.

Amikor az óceánok mélyére optikai kábeleket fektetnek le csak azért, hogy néhány századmásodperccel gyorsabb legyen két földrész között a tőzsdei kereskedés, nem kérdés, hogy a digitalizáció valójában az időmenedzselésről szól, tehát az nyeri a játékot, aki hamarabb hozzájut minél nagyobb mennyiségű és fokozottan értékes adathoz és azt képes gyorsan feldolgozni és felhasználni is.

Nincs ez máshogy a művészetoktatásban sem, hiszen elég csak arra gondolnunk, hogy a növendékek miért pont a mi művészeti szolgáltatásunkat kívánják igénybe venni?! Hát azért, mert megnyertük az idővel vívott csatát és rólunk értesültek a legkorábban, tehát hozzánk iratkoztak be.

Ez a tény azonban nem jelenti azt, hogy meg is tudjuk tartani a korábban beiratkozókat, ugyanis egy – a digitális térben – vonzóbb és több előnyt biztosító másik művészeti iskola bármikor elvonzhatja a növendékeinket, ezáltal jelentős károkat okozva az osztályokban, csoportokban.

Az újonnan megjelent, ambiciózus vetélytársaink legtöbbször nem rendelkeznek a szakértelmükből és a tapasztalataikból adódó nyugalommal, ezért a célközönség számára mindig a lehető legkönnyebb és leggyorsabb szolgáltatáselérést biztosítják, ezzel kompenzálva a hiányosságaikat, ráadásul nem ismerik és nem is hajlandóak megismerni az intézmények között fennálló – korábbi megegyezéseken alapuló – látens szabályokat, így szándékoznak elérni azokat a célközönségszegmenseket is, amelyeket egy anakronisztikusabb szemlélettel rendelkező intézmények már nem képesek, vagy a megállapodások szerint nem tehetnek meg.

Ezeket a háttérinformációk elemzése után kiemelten fontossá válik, hogy már a beiratkozás is egyszerű, gyors és könnyű legyen, tehát a jelentkezés digitális platformját is felhasználóbarát és hibabiztos módon szükséges megszerkeszteni úgy, hogy a lehető leginteraktívabb formában képes legyen a kapcsolattartás elvárásainak teljesítésére és természetesen biztosítsa a legmagasabb szintű adat- és jogvédelmet.

Ezek az elvárások minden művészeti iskola előtt már megjelentek, azonban nem mindegyik intézmény észlelte őket, ezért a tájékozatlanságuk okozta lemaradásuk meghatározhatja a közeljövőjük sikerességét.

A feladat adott: egy hibridüzemmódot szükséges kialakítani a művészeti iskola működtetésében, ami azt jelenti, hogy a személyes térben szükséges megőrizni a személyreszabott segítségnyújtás lehetőségét, amit a digitális térben megszerzett tapasztalati adatok segítenek személyes segítséggé konvertálni. A digitális térben automatizált feladatok hasznos – idő, energia, pénz, kapcsolati háló…- erőforrásokat szabadítanak fel, így a személyes térben is megindulhat az innováció és a valódi proaktív és progresszív fejlődés.

Tehát a látens digitalizációs folyamatok segítségével alakulhat csak ki az az ügyfélélmény, ami hosszútávú bizalmat, hírnevet és reputációt biztosít majd művészeti iskolánknak, hiszen a szereplők kiválóan érzik majd magukat a teljesértékű erkölcsi, szellemi, lelki és érzelmi környezetünkben, mondhatni minden tekintetben otthonra lelnek művészeti iskolánk látható és látens falain belül.

Ennek az utópiának a kialakításához és megvalósításához maga a növendékek és szülők élményein alapuló művészeti edukációs márkánk, a művésztanárok tapasztalataiból kialakuló munkaadói márkánk és a kiemelkedő növendékek által meghatározott tehetségmárkánk egyensúlyi állapota szükséges. Akik azon gondolkodnak, hogy megvárják, amíg egy közeli intézmény kiépíti a szükséges márkaépítési stratégiáit és ezeket jó diákként egyszerűen lemásolják, azokat el kell keserítenem, ugyanis minden intézmény más és más szervezeti kultúrával, hagyományokkal, szokásokkal és szegmentált célközönségekkel, egyszerűbben fogalmazva más kulturális környezettel rendelkezik, ezért mások tudása, mások tapasztalatai, mások eszközei és mások módszerei használhatatlanok és alkalmatlanok lesznek a felhasználásra.

Minden művészeti iskolának ki kell alakítani a saját digitalizációját!!!

Ez a tény valóban nyugtalanítóan hangzik a legtöbbeknek, de a digitalizáció is - mint minden más - tanulható, ha megfelelő fejlesztési igénnyel, innovációs szükségletekkel, tájékozottsággal és szorgalommal rendelkezünk.

Amint a helyes útra lépünk és a digitalizációval a lehető legnagyobb hasznosulást érjük el a társadalmi szerepvállalásunkkal – az edukálással – kapcsolatban, többé már nem kerülhetünk kiszolgáltatott helyzetbe, hiszen kialakulnak a megfelelő – tapasztalatainkra és ismereteinkre alapuló – mintázataink és protokolljaink, amelyek a folyamatos jelenlétet igénylő változásmenedzselésünk és az alkalmi megjelenést megkövetelő válságmenedzselésünk alapját adják.

A digitalizáció tehát nem cél, hanem egy eszköz, amely kiszűri a problémaforrásokat, kizárja a hibalehetőségeket még azelőtt, mielőtt azok kialakulnának, így egyfajta passzív közeljövő-jóslásra is alkalmas, hiszen megmutatja a helyes döntéseket azáltal, hogy jelzi, milyen krízishelyzeteket szükséges elkerülnünk és csökkenti a negatív következményekkel járó élethelyzetek kialakulásának lehetőségét.

A kisebb részfeladatok automatizálására már rengeteg alkalmazás létezik, de akár a teljes intézményt menedzselni lehet vállalatirányítási rendszerek alkalmazásával, amely a versenyszférában egy már működő, jól bevált gyakorlat.

A vállalatirányítási rendszer hatékonyságát jelzi az is, hogy képes minden folyamat minden szereplőjét és minden erőforrásszükségletét monitorozni, ezáltal már a kisebb hiányosságok is kiszűrhetőek és persze a nagyobb problémaforrások is elkerülhetőek még azelőtt, hogy kialakulhattak volna. Könnyedén beállítható a kapcsolattartási protokoll, így a rendszer üzenetet küld az érintetteknek pl.: egy-egy határidő lejártáról, tehát kizárhatóak a késések, csúszások, elégtelenségek és hiányosságok a teljes művészeti iskola működési protokolljából és gyakorlatából is. Egy olyan széleskörű feladatellátással rendelkező és több munkatársat foglalkoztató intézmény, mint a művészeti iskola teljes mértékben élvezheti a nagyvállalatok összeadódó szakértelmét és tapasztalatát, valamint a kisvállalatok rugalmasságát, tehát a hatékony digitalizációs hibridüzemmód – amit már korábban említettem – minden tekintetben adott. Azáltal, hogy a legtöbb folyamat automatizálásra kerül a digitalizáció révén, gyorsabbá és hatékonyabbá válhat a munkatársak munkája, ezáltal hasznosabbnak és egyszerűen jobban érzik majd magukat.

Jelenleg ott tartunk, hogy a Fenntartó által biztosított és folyamatosan fejlesztett adminisztrációs adatszolgáltatási platformok, mint amilyen a KIR, a Kréta és a Poszeidon is, megadták a digitalizáció irányát a művészeti iskolákat is érintve, azonban számtalan olyan napi rutinfeladat automatizálása lehetséges még, amely megkönnyíti az érintettek munkáját, vagy akár az életét is. 

Gondoljunk csak a digitális beiratkozás lehetőségére, amely a papír alapú elődjétől eltérően képes softinfokat is megosztani, de a művészeti iskolával kapcsolatban kialakult márkahűséget is megerősítheti, így megkönnyítve a beiratkozók döntését a beiratkozás javára.

Tehát képek, videok és szöveges tartalmak hibrid kombinációjából egy olyan élménygazdag beiratkozási platformot és azon belül korszerűen tartalmas jelentkezési lapot lehet intézményi szinten sztenderdizálva lefejleszteni, amely hitelesen tükrözi a művésztanárok eredményeit és a vezetőség szemléletét a növendékek fejlődésével kapcsolatban. Egy ilyen felület képes megmutatni a művészeti iskola múltját, jelenét és jövőjét is. Miért hagynánk ki egy ilyen korszerű és hatékony lehetőséget, ha garantálhatja az aktív beiratkozásokat?!

Akit eddig nem győzött meg az, hogy a digitalizációra érdemes erőforrásokat áldozni, az ezután biztosan kénytelen lesz felhasználni és kihasználni az előnyeit, ugyanis a legkevesebb erőfeszítést kívánó régi beiratkozók esetében a bizonytalanságot bizonyossággá konvertálhatja és a legnagyobb energiabefektetést elváró új beiratkozók esetében is megfelelő vonzóerőt biztosíthat anélkül, hogy személyesen találkoznánk velük.

A digitalizáció nyújtotta lehetőségek lehetővé teszik, hogy személyesebbé tegyük az ügyfélélményt és a saját személyiségünket megmutathassuk a digitális térben is, ahol a szavak helyett a képek képviselhetnek minket. Ennek az egész eljárásnak a legnagyobb haszna, hogy végül megtarthatjuk a régi növendékeket és új beiratkozókat is megnyerhetünk a művészeti iskolánknak.

Az elégedettségmérési kérdőívek tovább mélyíthetik a digitalizációs protokollt, hiszen segítségükkel akár minden problémáról értesülhetünk és felhasználhatjuk a tapasztalatokat a továbbfejlesztéskor azért, hogy még személyreszabottabb segítséget nyújthassunk a növendékeknek és a szülőknek. Ezeket az eredményeket és szöveges értékeléseket elhelyezhetjük a jelentkezési lapon és a honlapon is, ahol szintén erősítik a kötődést művészeti iskolánk iránt, további illeszkedési pontokat biztosítva.

Már egy-két - ezekhez a problémafeltáró információkhoz – hasonló, kiemelten értékes adat megszerzéséért megéri a digitalizációt fokozni, azonban ezekhez hasonló adatok napi szinten is megjelenhetnek általa, amelyek segítenek hatalmas ugrásokkal továbbfejlődni.

A legegyszerűbb és legolcsóbb, ha a munkatársak között felosztjuk azokat a feladatokat, amelyeket a célzott továbbképzéseken megszerzett ismeretekkel könnyedén el lehet végezni. Ebben az esetben a kollegáknak nem jelent többletterhelést az amúgy érdekükben álló digitális fejlesztési, vagy fenntartási feladatok ellátása, így költséghatékonyan fenntartható a fejlődés és megelőzhető az intézményünkben ki- és túlképzett munkaerő elvonzása más intézmények által. A tisztességesség elve megköveteli, hogy a művészeti iskolánk segítségével megszerzett többlettudás és értékes tapasztalatok hasznosulása az anyaintézményben történjen meg és ne más intézmények részesüljenek az értékekből.

Tehát a digitalizációt alapvetően végigkíséri ez a hibriditás, amely lehetővé teszi a költségcsökkentést és a bevételnövelést, ami esetünkben gyakorlati problémacsökkentés és értéknövelés.

Csökkentheti és kizárhatja a hibákat és a kockázatos incidenseket, növelheti a hatékonyságot és a kreativitást, mérsékelheti a monotonitást és a kiégés veszélyét, fokozhatja az innovációt és a hosszútávú fenntarthatóságot, minimalizálhatja az általános adminisztratív erőforrás-felhasználást és maximalizálhatja, valamint átláthatóvá teheti a szakmai értékmenedzselést, egyfajta mastermind-flow kialakításával és fenntartásával. A digitalizációval egyszerűen világossá válnak mindenki számára a teendők és jobban átláthatják a folyamatokat, ami által eltűnhetnek a munkavégzést gátló korlátok, a szereplők felelősséget vállalhatnak a munkájukért és a közös előmenetelért, valamint kevésbé fogják egymást hátráltatni, de akár ki vehetik részüket az innovációt elősegítő közös fejlesztő gondolkodásból is. Ekkor - a mastermind révén - válik igazán hatékonnyá a digitalizáció.

A digitalizációt nem az informatikusok fogják demokratizálni, tehát széles körben elterjeszteni, hanem olyan kreatív és hiteles szakemberek, mint a művésztanárok, akik hamarosan képessé válnak a klasszikus értékeket és tudást a korszerű eszközök és módszerek segítségével közreadni úgy, hogy azok a teljes közösség életét szebbé, jobbá és egyszerűbbé tegyék.

Remélem ebben sok művésztanárt személyesen is segíthetek!Az űrlap alja

 

Ha további segítségre van szükséged, keress fel bátran, készséggel segítek mindenben!

 Ennek a blogbejegyzésnek a teljes változatát ebook és podcast formában is elérheted.

 

Hasznos kiegészítő információkért rendeld meg az alábbi tananyagokat:

Karrierépítés zenészeknek promovideo

Karrierépítés zenészeknek digitális tananyag

 

Kultúramarketing promovideo

Kultúramarketing digitális tananyag

 

Amennyiben bármilyen probléma, kérdés, vagy kérés merül fel, keress fel bátran, mindenben segítek!

Extra tartalmak eléréséhez iratkozz fel YT csatornámra és like-olj a Facebookon!

 

Debrecen, 2021. Május 22.                                                                                                                                                                                                  Domokos János Antal

Trombitaművész-tanár, Karmester,

Nemzeti ösztöndíjas Zeneszerző, Szövegíró,

Szakvizsgázott pedagógus, Közoktatási vezető,

     a Művészi Zene Kör tehetségmenedzselő szervezet és

az Alternatív Lehetőségek Művészeti Akadémia vezetője